Comment utiliser les notes internes
Le système de Notes dans Iasy permet de centraliser des informations cruciales sans encombrer les documents officiels. Voici comment les utiliser efficacement.
Deux façons de créer une note
Depuis l'onglet "Notes" : Idéal pour les mémos rapides ou les pense-bêtes généraux (par exemple : noter une liste de matériel à intégrer plus tard à la bibliothèque d'articles).
Directement sur un élément : Il est possible d'ajouter une note sur absolument tout ce qui est géré dans Iasy : devis, factures, avoirs, fiches clients, articles ou dépenses.
Pourquoi utiliser les notes sur les documents ?
L'ajout de notes contextuelles permet un suivi administratif et comptable ultra-précis :
Précisions de paiement : noter qu'une facture a été réglée par un proche pour le compte du client.
Justificatifs : joindre la photo d'un chèque déposé en banque ou d'un bordereau.
Suivi interne : ajouter des détails sur une prestation technique sans que cela ne soit visible par le client.
À savoir : nous pouvons ajouter autant de notes que nécessaire sur un même document. Elles sont illimitées et restent strictement internes.
Comment consulter les notes ?
Pour voir les notes liées à un document ou à une fiche, il suffit d'ouvrir l'élément concerné. Les notes s'affichent systématiquement en bas de la page.
IMPORTANT : ne pas confondre "Notes" et "Remarques/Observations"
Il est important de bien distinguer ces deux champs pour éviter toute erreur de communication :
LES NOTES : elles sont pour votre usage personnel. Elles sont invisibles pour le client. Utilisez-les pour le suivi comptable, les photos de chèques par exemple ou les mémos internes.
REMARQUES / OBSERVATIONS : ce champ est affiché sur le document final. Il est donc visible par le client. Utilisez-le pour les précisions sur les travaux, les conditions de livraison, etc.
Voici une courte vidéo pour montrer la procédure à suivre :