Facturation électronique : traiter vos factures reçues et les enregistrer en dépense
Une fois votre entreprise raccordée (voir le tuto "Raccorder votre entreprise depuis Iasy"), les factures que vos fournisseurs vous adressent au format électronique arrivent directement dans l'application. Rien n'est enregistré sans vous : pour chaque facture, c'est vous qui décidez de l'enregistrer en dépense ou de la refuser.
Consulter vos factures reçues
Cliquez sur "Factures reçues" dans le menu de navigation. Le badge rouge indique le nombre de factures à traiter. L'onglet "À traiter" liste les factures en attente de votre décision, avec le fournisseur, le numéro, les dates d'émission et d'échéance, la désignation et les montants TTC et HT :
Cliquez sur "Ouvrir la facture" pour consulter le document tel que votre fournisseur l'a émis, au format Factur-X (un PDF classique, enrichi des données de facturation).
À savoir : vos factures reçues sont conservées sur nos serveurs. Cet écran a donc besoin d'une connexion internet, contrairement au reste de l'application.
Enregistrer une facture en dépense
Cliquez sur "Enregistrer en dépense". Le formulaire "Ajouter une dépense" s'ouvre, déjà rempli à partir de la facture : dates, désignation, numéro de la facture fournisseur, montants HT, TVA et TTC, fournisseur. Vérifiez la catégorie et le mode de paiement, ajustez si besoin, puis validez avec la coche en haut à droite.
Important : si votre entreprise est assujettie à la TVA : le champ "Pourcentage TVA récupérable" détermine la part de TVA prise en compte dans votre tableau de bord et, pour les micro-entrepreneurs assujettis, dans le livre des recettes. Indiquez 100 pour une dépense entièrement professionnelle (cas le plus courant), 50 par exemple si elle est utilisée à moitié à titre personnel, ou 0 si la TVA n'est pas récupérable. Le montant "Total TVA récupérable" est recalculé automatiquement.
La facture au format Factur-X est jointe automatiquement en PDF comme justificatif de la dépense. Rien à ressaisir, rien à scanner.
La dépense apparaît ensuite dans "Dépenses", avec l'étiquette "eFacture" qui signale qu'elle provient d'une facture électronique reçue :
Refuser une facture
Si une facture ne vous est pas destinée, si le montant ou la TVA sont erronés, ou si vous l'avez déjà reçue, cliquez sur "Refuser". Choisissez le motif du refus dans la liste, ajoutez si vous le souhaitez une précision pour votre fournisseur, puis cliquez sur "Envoyer le refus" :
Votre fournisseur est informé automatiquement du refus, de son motif et de vos précisions. La facture reste consultable dans vos factures déjà traitées.
Retrouver les factures déjà traitées
L'onglet "Déjà traitées" conserve l'historique de vos décisions : chaque facture porte une étiquette "Importée" (enregistrée en dépense) ou "Refusée", avec la date et le motif du refus. Vous pouvez toujours ouvrir le document :
Bon à savoir : une facture déjà enregistrée en dépense ne peut pas l'être une seconde fois, et Iasy vous prévient si l'une de vos dépenses porte déjà le numéro d'une facture reçue. Les avoirs reçus sont signalés comme tels : leur montant vient en déduction de vos charges.