Déduire un acompte de la facture finale avec Iasy

Le principe

Dans Iasy, un acompte ne se saisit pas sur la facture finale : il se facture depuis le devis. Chaque facture d'acompte reste liée à son devis, et quand vous transformez ce devis en facture finale, Iasy déduit automatiquement tous les acomptes déjà facturés. Vous n'avez aucun calcul à faire.

Si votre devis n'existe pas encore, commencez par la fiche Créer un devis et facturer un acompte.

Avant de commencer

Le devis doit être enregistré. Un acompte ne peut pas être créé sur un document qui n'a pas encore été enregistré.
Un devis en brouillon sera finalisé. Créer un acompte sur un brouillon le fait passer en "Accepté" : il reçoit un nouveau numéro et ne peut plus être modifié ni supprimé. Relisez-le avant de continuer.

Étape 1 : ouvrir le devis

Dans la liste de vos devis, ouvrez celui sur lequel porte l'acompte.

Étape 2 : générer la facture d'acompte

Dans le menu en haut à droite, choisissez Générer facture d'acompte.

Étape 3 : définir la valeur de l'acompte

Indiquez la valeur de l'acompte, par exemple 30 % du total, puis appuyez sur Valider. La facture d'acompte est créée avec une ligne du type "Acompte n° 1, correspondant à 30 % du montant total".

Étape 4 : ajouter d'autres acomptes si besoin

Recommencez les étapes 2 et 3 pour chaque nouvel acompte, par exemple un premier à la signature et un second en cours de chantier. Ils sont numérotés à la suite.

Le total des acomptes ne peut pas dépasser le montant total du devis : Iasy vous prévient si c'est le cas.

Étape 5 : transformer le devis en facture finale

Une fois la prestation terminée, ouvrez le devis et choisissez Transformer en facture. La facture finale est créée en brouillon : elle reprend toutes les informations du devis (client, lignes, montants) et déduit automatiquement les acomptes déjà facturés. Il ne reste à régler que le solde.

Étape 6 : contrôler et finaliser la facture

Allez dans l'onglet Factures et ouvrez la facture qui vient d'être créée.
Contrôlez-la : client, lignes, acomptes déduits et montant restant à payer.
Passez son statut en Finalisée.
Validez avec le bouton en haut à droite.

Une fois finalisée, la facture reçoit son numéro définitif et ne peut plus être modifiée, sauf en l'annulant, ce qui génère un avoir. Prenez le temps de la relire avant de valider.

Vous pouvez ensuite l'envoyer à votre client, l'imprimer ou l'exporter en PDF.

Cas particulier : un nouveau devis remplace le premier

Votre client a versé un acompte sur un premier devis, puis le projet a changé et vous lui avez fait un nouveau devis qui remplace le premier. L'acompte déjà versé n'est pas perdu : vous pouvez le reprendre sur le nouveau devis, ou directement sur sa facture finale.

Ouvrez le nouveau devis, ou sa facture finale si elle est encore en brouillon.
Dans le menu en haut à droite, choisissez Rattacher un acompte existant.
Recherchez l'acompte par son numéro de facture d'acompte. Seuls les acomptes du même client sont proposés.
Confirmez l'ajout. Vous pouvez en même temps marquer le devis d'origine comme remplacé : il ne pourra plus être transformé en facture ni recevoir d'acompte, ce qui évite de facturer deux fois la même prestation.

Rattacher un acompte ne crée pas de nouvelle facture d'acompte : vous reprenez celle qui a déjà été émise. Pour facturer un nouvel acompte, passez par "Générer facture d'acompte" depuis le devis.

Un acompte existant se rattache uniquement à un devis finalisé, envoyé ou accepté, ou à une facture en brouillon. Il ne peut pas dépasser le solde restant du document.

Notre conseil : partez toujours d'un devis

Pour une comptabilité parfaite et pour profiter pleinement de Iasy, commencez toujours par un devis, au moins pour les prestations de plus de 150 euros. Le reste s'enchaîne : vous facturez vos acomptes au fil de la prestation, puis vous transformez le devis en facture finale en deux clics, avec toutes les informations reprises et les acomptes déduits.

En résumé

Un acompte se facture depuis le devis : menu en haut à droite, "Générer facture d'acompte".
Autant d'acomptes que nécessaire, dans la limite du montant du devis.
La facture finale les déduit toute seule quand vous transformez le devis en facture.
La facture finale est créée en brouillon : contrôlez-la dans l'onglet "Factures", puis finalisez-la avant de l'envoyer.
Un nouveau devis remplace l'ancien : "Rattacher un acompte existant" reprend l'acompte déjà versé.

Déduire vos acomptes de la facture finale